Bagi pebisnis atau eksekutif, melakukan perjalanan bisnis seperti konferensi, meeting, bertemu klien, maupun melakukan observasi bisnis, rasanya sudah menjadi rutinitas. Banyak orang menganggap bahwa sering melakukan perjalanan bisnis itu menyenangkan, namun tak sedikit pebisnis atau eksekutif yang merasa terbebani dengan kegiatan ini. Pasalnya, cukup banyak hal yang harus dipersiapkan menjelang keberangkatan.
Sama halnya dengan perjalanan biasa, perjalanan bisnis juga membutuhkan persiapan yang matang. Namun, perbedaanya dengan perjalanan liburan adalah dalam segi fleksibilitasnya. Persiapan liburan tentunya lebih kasual dibandingkan dengan perjalanan bisnis. Dalam perjalanan bisnis, kamu tak bisa hanya sekadar harus mempersiapkan akomodasi dan transportasi saja, materi pekerjaan pun turut menjadi hal yang perlu diancang-ancang.
Lalu apa saja yang harus dipersiapkan selain itu? Simak artikel dari Bob berikut ini, yuk!
Membuat checklist
Apakah kamu seseorang yang pelupa? Jika iya, maka untuk mengakali sifat pelupamu adalah dengan membuat travel checklist. Apa itu travel checklist? Travel checklist adalah daftar apa saja yang perlu dipersiapkan menjelang keberangkatan. Buatlah daftar barang-barang yang diperlukan, mulai dari pakaian, alat komunikasi, laptop, dan lain sebagainya.
Oh iya, jangan lupa untuk membawa dokumen-dokumen penting yang dibutuhkan, ya! Usahakan jangan ada yang terlewat satu pun. Nggak banget, kan perjalanan bisnis kamu jadi kacau karena kamu lupa membawa dokumen penting.
Buat daftar agenda kerja
Agar selama perjalanan bisnis efektif, kamu harus menyusun daftar agenda kerja. Dengan membuat agenda kerja, pekerjaan kamu bisa terselesaikan dengan baik dan tepat waktu. Keuntungan lain yang bisa kamu dapatkan dari susunan agenda kerja adalah kamu bisa memanfaatkan waktu dengan sebaik-baiknya sehingga kamu tahu waktu luang untuk bersitirahat atau mencuri waktu untuk sekadar bertemu dengan keluarga maupun kerabat.
Mulailah menyusun agenda kegiatan dari waktu kedatangan di kota tujuan. Buatlah daftar meeting yang harus dihadiri, pekerjaan apa saja yang harus ditindaklanjuti, apa saja kebutuhan kamu untuk membuat laporan perjalanan, dan segala sesuatu hal yang berhubungan dengan pekerjaan selama melakukan perjalanan bisnis.
Minimalisasi barang bawaan
Salah satu hal yang membedakan antara liburan dengan perjalanan tujuan bisnis adalah volume barang bawaan. Jika saat liburan kamu bisa membawa banyak barang untuk keperluan bersenang-senang, kamu tak bisa melakukannya saat perjalanan bisnis. Dalam perjalanan bisnis, kamu dituntut untuk memiliki mobilitas yang tinggi. Sehingga, barang bawaan kamu peru diminimalisasi. Bawalah barang secukupnya, prioritaskan barang-barang yang berkaitan dengan kebutuhan pekerjaan. Misalnya pakaian bisnis, laptop dan alat komunikasi lengkap dengan charger-nya. Selebihnya, bisa kamu tambah dengan perlengkapan pribadi.
Gunakan tas yang lebih ringkas
Selama melakukan perjalanan bisnis, kamu tentu diharuskan untuk siap dinamis dalam hal mobilisasi. Terkadang, kamu juga ditugaskan untuk pindah dari satu daerah ke yang lain dalam satu waktu. Nah, agar lebih leluasa, pilihlah tas yang lebih ringkas yang mudah dibawa tanpa membuat kamu merasa ribet. Pemilihan tas yang ringkas ini juga berguna untuk menghindari kesulitan berkemas.
Oiya, untuk ukuran tas juga penting lho ternyata. Usahakan untuk memilih tas atau koper yang sekiranya masih bisa dimasukkan ke dalam bagasi kabin ya, sehingga kamu tidak perlu menunggu di antrean bagasi saat tiba di kota tujuan.
Persiapkan materi meeting/presentasi
Melakukan perjalanan bisnis bukan hanya sekadar mempersiapkan akomodasi dan transportasi saja lho! Hal terpenting yang harus dilakukan oleh pebisnis juga adalah mempersiapkan materi presentasi atau materi untuk meeting. Apabila kamu akan melakukan presentasi, kirim e-mail berisi presentasimu ke pihak penyelenggara. Hal ini bisa dijadikan sebagai ancang-ancang jika harus ada materi yang perlu diperbaiki.
Oiya, jangan lupa untuk mem-backup data yang diperlukan ya! Tujuannya, untuk mengantispasi kejadian yang tidak diinginkan seperti pencurian laptop, tablet atau smartphone selama melakukan perjalanan bisnis. Oleh karena itu, sebelum berpergian, alangkah baiknya menyimpan file penting di media lain seperti flash disk, hard disk eksternal, atau bisa juga menyimpannya di google drive.
Memilih akomodasi yang tepat
Lokasi akomodasi menjadi hal yang tak kalah penting untuk dipikirkan saat melakukan perjalanan bisnis. Sebaiknya, pilihlah tempat menginap yang dekat dengan tujuan bisnis. Jika sulit, cobalah untuk mencari akomodasi yang memiliki akses transportasi yang mudah. Dengan begitu, perjalanan menuju lokasi tujuan bisnis akan mudah dan tidak akan memakan waktu yang lama.
Tak hanya itu, kamu pun bisa memilih hotel dengan fasilitas yang menunjang segala kegiatan bisnismu. Karena kamu seorang business traveler, maka pilihlah hotel yang menyediakan fasilitas-fasilitas penunjang seperti Wi-Fi dan ruang untuk bekerja.
Nah, sekarang sudah tahu kan tips agar membuat perjalananmu bisnismu lebih efektif? Persiapkan dengan matang ya setiap perjalanan bisnis kamu! Jangan sampai kamu kesusahan sendiri gara-gara kamu kurang persiapan.
Nah, jika tujuan bisnismu adalah Kota Bandung, Bob punya rekomendasi akomodasi yang strategis dan pasti sangat cocok untuk seorang business traveler lho! Yup, Bobobox Pods Dago adalah hotel kapsul yang sangat pas untuk dijadikan sebagai akomodasi andalan para business travelers.
Hotel Bobobox Pods Dago terletak di lokasi yang sangat strategis. Hotel ini hanya berjarak 3.63 km dari bandara Husein Sastranegara, dan 1.77 km dari Stasiun Bandung. Sangat strategis, bukan? Selain itu, fasilitas yang ditawarkan hotel kapsul ini sangat lengkap, mulai dari Wi-Fi, respesionis yang buka 24 jam, dan fasilitas hotel lain yang memuaskan. Jadi, kalau ke Bandung, jangan lupa untuk mampir ke rumah Bob, ya!
