Mungkin kamu adalah salah satu orang yang kesulitan menjaga produktivitas di saat work from home. Apalagi jika ini pertama kalinya kamu bekerja dari rumah.
Karena suasana rumah berbeda dengan suasana kantor, pastinya kamu akan melakukan beberapa penyesuaian agar produktivitas bisa terjaga. Salah satunya adalah alur kerja yang efisien.
Jika kamu sudah terbiasa bekerja dengan jadwal yang tetap dari pukul sembilan pagi hingga lima sore, bekerja dari rumah bisa mengganggu alur tersebut sehingga produktivitas kamu jadi terganggu.
Nah, supaya bisa menjaga produktivitas saat bekerja dari rumah, kamu bisa menerapkan apa yang disebut dengan metode kanban. Apa sih kira-kira metode tersebut? Yuk sama-sama kita simak di sini.
Kanban, produktivitas tanpa batas
Photo by Kelly Sikkema on Unsplash
Kanban, yang dalam bahasa Jepang yang berarti papan tanda, adalah sebuah metode visualisasi untuk mengatur alur sebuah pekerjaan. Terkadang, kamu pasti pernah dibebani pekerjaan dalam jumlah yang banyak dalam waktu yang sedikit dan hal ini membuat kamu kesulitan untuk mengontrol produktivitas kamu.
Dengan metode kanban, kamu didorong untuk membagi beban kerja tersebut ke dalam waktu yang lebih mudah diatur sehingga mampu meningkatkan produktivitas, mengurangi beban kerja, dan mempercepat selesainya sebuah pekerjaan.
Metode kanban pertama kali diperkenalkan oleh Taiichi Ohno pada tahun 1940-an. Ia adalah seorang insinyur dan pengusaha yang bekerja di Toyota, Jepang. Tujuan utama dari diterapkannya metode kanban adalah untuk menyamakan persedian barang-barang mereka dengan jumlah barang yang digunakan.
Caranya adalah dengan memindahkan kartu (kanban) dari satu bagian ke bagian yang lainnya. Ketika barang yang digunakan untuk produksi sudah habis, kartu tersebut akan diberikan ke bagian gudang dengan penjelasan barang apa dan berapa jumlah yang dibutuhkan.
Bagian gudang akan memberikan barang yang dibutuhkan pabrik dan di saat yang bersamaan memberikan kanban ke bagian pemasok. Begitulah seterusnya proses itu berjalan dalam menjaga produktivitas.
Taiichi Ohno terinspirasi dari bagaimana cara kerja supermarket dalam menorganisir persediaan barang-barang di rak mereka.
Supermarket mengatur alur persediaan barang mereka dengan cara menyimpan barang dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Kesamaan antara alur kerja supermarket dan Toyota inilah yang akhirnya melahirkan metode kanban untuk meningkatkan produktivitas kerja.
Cara kerja kanban untuk menjaga produktivitas
Sebelumnya, harus diingat bahwa kanban bukanlah alat atau bahkan aplikasi. Kanban adalah metode. Pola pikir. Implementasinya bisa dalam banyak bentuk dan cara. Ada tiga aspek utama yang harus diperhatikan dalam kanban yaitu, visualizing your work, limiting work in progress, dan, maximizing efficiency.
Tujuan dari diterapkannya kanban adalah supaya alur kerja bisa terlihat dan dibayangkan. Saat work from home mungkin kamu tidak akan saling mengetahui apa yang atasan atau bawahanmu kerjakan.
Alhasil, komunikasi yang tidak penting jadi sering dilakukan dan justru malah mengganggu produktivitas pekerjaan. Kanban membantu kamu melihat proses kerja setiap anggota kelompok dalam bentuk yang jelas.
Selanjutnya adalah membatasi work in progress. Metode kanban membantu kamu untuk mengurangi pekerjaan yang sedang dilakukan dengan timbal balik akan lebih banyak pekerjaan yang kamu selesaikan. Pada akhirnya, pekerjaan kamu akan lebih efisien karena beban kerja ditempatkan pada porsinya dan produktivitas pun akan meningkat.
Hal-hal yang diperlukan dalam metode kanban
Sebelum memulai metode kanban, kamu harus menyiapkan tiga hal berikut: papan kanban, kartu kanban, dan batas WIP (work in progress).
Papan kanban
Papan kanban adalah tempat di mana kamu mengkategorikan pekerjaan kamu berdasarkan tahap-tahapnya, mulai dari yang belum sampai yang selesai dikerjakan. Kamu bisa menggunakan apa saja seperti jendela, papan tulis, papan kayu, atau aplikasi seperti Trello.
Di papan kanban, kamu bisa mengisi apapun sesuai dengan kebutuhan produktivitas pekerjaan kamu. Namun, kamu bisa mengkategorikannya dari yang paling sederhana mulai dari total beban kerja, pekerjaan yang harus selesai hari ini, pekerjaan yang sedang dilakukan, dan pekerjaan yang selesai dilakukan.
Kartu kanban
Kartu kanban adalah tempat di mana kamu mengisi pekerjaan kamu. Satu kartu untuk satu pekerjaan. Kartu tersebut harus berisi judul, deskripsi pekerjaan, dan siapa yang harus mengerjakan.
Kamu juga bisa menambahkan tenggat ke dalamnya. Tempatkan kartu tersebut di papan kanban yang sudah kamu buat sebelumnya sesuai dengan kategori. Jika sudah, yang perlu kamu lakukan hanyalah memindahkan kartunya dari satu kolom ke kolom yang lain.
Katakan kamu memiliki 7 beban kerja dalam satu minggu. Tujuh beban tersebut akan masuk ke dalam kolom “beban kerja”. Kamu memiliki tiga kolom lain yang belum terisi, “pekerjaan yang harus selesai hari ini”, “pekerjaan yang sedang dilakukan”, dan “pekerjaan yang selesai dilakukan”.
Setelah itu, rencanakan berapa pekerjaan yang akan kamu lakukan dalam satu hari. Misalnya, 2 pekerjaan. Jika sudah, pindahkan 2 kartu ke kolom “pekerjaan yang harus selesai hari ini” dari “pekerjaan yang harus selesai hari ini”.
Jika kamu sudah menyelasikan satu pekerjaan, pindahkan kartu pekerjaan tersebut ke kolom “pekerjaan yang selesai dilakukan”. Begitu seterusnya. Dengan demikian, kamu bisa melihat dengan jelas apa yang belum dan sudah kamu kerjakan sehingga produktivitas kamu bisa lebih terjaga.
Batas pekerjaan yang sedang dilakukan (WIP)
produktivitas
Membatasi pekerjaan yang sedang dilakukan adalah salah satu kunci keberhasilan produktivitas dengan kanban. Misalkan kamu hanya bisa melakukan dua pekerjaan sekaligus dalam satu hari.
Jangan pindahkan kartu dari “pekerjaan yang harus selesai hari ini” ke “pekerjaan yang sedang dilakukan” sebelum satu pekerjaan tersebut selesai. Di sisi lain, kamu juga harus meningkatkan kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan agar alur kerjanya bisa tetap berjalan.
Tingkatkan produktivitas kamu sekarang juga
Menjaga produktivitas selama work from home memang bukan hal yang mudah. Akan tetapi, dengan adanya metode kanban kamu bisa mengurangi kesulitan-kesulitan tersebut. Jika kamu mencari cara untuk meningkatkan produktivitas ke tahap yang lebih tinggi atau hanya ingin mengatur pekerjaanmu dengan lebih baik, metode kanban wajib kamu coba.
Menjaga produktivitas di saat liburan? Menginap aja di Bobobox!
Bobobox adalah hotel kapsul yang bisa bikin kamu bebas dari stres. Suasana tenang dan hening akan kamu dapatkan saat masuk ke pod-nya. Selain itu, desainnya yang modern juga enak untuk dinikmati. Cocok untuk meningkatkan produktivitas.
Tak hanya itu, teknologi yang digunakan juga canggih. Untuk memesan kamar, kamu bisa melakukannya melalui aplikasi Bobobox. Aplikasi ini, selain untuk memesan, juga berfungsi sebagai kunci kamar lho. Tinggal pindai saja QR code-nya. Mudah kan?
Di kamarnya juga kamu akan menemukan lampu led yang bisa kamu atur sesuai dengan suasana hati kamu. Modenya pun ada banyak. Mau untuk tidur? Ada. Mau untuk meditasi? Tinggal pakai mode zen. Pokoknya pas banget untuk melepas stres dan menjaga kesehatan mental.
Jadi, tunggu apa lagi? Ayo menginap di Bobobox dan lupakan stres untuk sejenak!
